Sau khi bạn quyết định được chỗ ở du học Nhật của mình, bạn phải đến cơ quan hành chính địa phương nơi bạn sinh sống (trong tiếng Nhật gọi là Shiyakusho hoặc Kuyakusho) để đăng ký thẻ ngoại kiều du học Nhật.
Thẻ ngoại kiều du học Nhật là thẻ mà đi bất cứ đâu bạn cũng phải mang theo người, kể cả bạn chỉ ra ngoài mua đồ một chút. Nghe có vẻ hơi phiền phức nhưng bạn buộc phải làm như thế. Bởi vì đây là thủ tục không thể thiếu để bạn có thể bắt đầu cuộc sống du học của bạn tại Nhật Bản.
Sau khi sang du học Nhật, đi đăng ký thẻ ngoại kiều ở nơi ở mới
Đăng ký khi nào và ở đâu?
Người nước ngoài sống ở Nhật, du học Nhật có nghĩa vụ đăng ký người nước ngoài theo “Luật đăng ký người nước ngoài” của Nhật. Sau khi đến Nhật, trong vòng 90 ngày, bạn phải làm đơn xin đăng ký ở bộ phận đăng ký người nước ngoài của cơ quan hành chính địa phương nơi bạn sinh sống. Sau khoảng 2 tuần, bạn sẽ được cấp thẻ đăng ký người nước ngoài (gọi tắt là thẻ ngoại kiều).
- Hồ sơ cần thiết:
(1) Đơn xin đăng ký người nước ngoài
(2) Hộ chiếu
(3) 2 ảnh thẻ 4.5cmX3.5cm
Chú ý về ảnh thẻ
Ảnh thẻ để đăng ký người nước ngoài có những quy tắc bắt buộc sau đây:
- Ảnh chỉ chụp bản thân người xin đăng ký
- Ảnh chụp trong vòng 6 tháng
- Ảnh chụp nửa thân trên (khuôn mặt phải đầy đủ từ đỉnh đầu đến cằm)
- Không đội mũ, mặt nhìn về phía trước
- Không có cảnh đằng sau
- Ảnh rõ nét
· Nghĩa vụ mang theo thẻ ngoại kiều.
Khi đi ra ngoài, bạn buộc phải mang theo thẻ ngoại kiều. Bạn có nghĩa vụ phải cho cảnh sát xẹm thẻ ngoại kiều khi được yêu cầu.
· Nên ghi lại mã số thẻ ngoại kiều vào sổ tay.
Việc ngày nào cũng mang theo thẻ ngoại kiều du học Nhật có thể bạn sẽ làm mất hoặc bị mất cắp. Do đó, nên ghi lại mã số thẻ ngoại kiều vào nơi khác để bảo quản.
Đăng ký thẻ ngoại kiều khi thay đổi chỗ ở, thời gian lưu trú và tư cách lưu trú
· Đăng ký thay đổi (trong vòng 14 ngày từ khi có thay đổi)
Khi bạn thay đổi chỗ ở, thời gian và tư cách lưu trú, bạn buộc phải đến cơ quan hành chính địa phương để đăng ký thay đổi nội dung thẻ ngoại kiều du học Nhật trong vòng 14 ngày. Sau khi điền vào đơn xin thay đổi bạn nộp nó cùng với thẻ ngoại kiều cho văn phòng cơ quan hành chính địa phương. Trường hợp bạn thay đổi nội dung lưu trú thì bạn phải nộp kèm cả hộ chiếu. Trường hợp bạn chuyển chỗ ở du học Nhật thì bạn phải làm đơn xin thay đổi ở cơ quan hành chính tại chỗ ở mới của bạn. Bạn không cần phải về lại cơ quan hành chính tại chỗ ở cũ.
· Nộp lại thẻ ngoại kiều
Khi bạn kết thúc khóa học du học Nhật và đi về nước hoặc bạn đến du học ở nước khác, bạn phải nộp lại thẻ ngoại kiều. Việc trả lại thẻ ngoại kiều sẽ được thực hiện ở sân bay khi bạn xuất cảnh. Nếu bạn quên mang theo thẻ ngoại kiều lúc đó, bạn sẽ vi phạm vào nghĩa vụ mang theo thẻ ngoại kiều, tức là vi phạm luật lệ của Nhật Bản nên cần hết sức chú ý.
· Xác nhận đăng ký thẻ ngoại kiều (trong vòng 30 ngày kể từ ngày quy định)
Cứ 5 năm 1 lần bạn phải đi xác nhận lại thẻ ngoại kiều. Việc này được thực hiện trong vòng 30 ngày tính từ ngày đăng ký của thẻ từ 5 năm trước (gọi là ngày quy định). Ngoài thẻ ngoại kiều ra thì giống như lúc bạn mới đăng ký thẻ ngoại kiều, hồ sơ cần thiết bao gồm hộ chiếu và 2 ảnh thẻ 4.5cmX3.5cm.
Trường hợp làm mất thẻ ngoại kiều
Thẻ ngoại kiều du học Nhật là thẻ chứng minh nhân dân rất quan trọng. Bạn phải giữ gìn cẩn thận để không làm mất. Tuy nhiên, ngày nào cũng mang theo thẻ bên mình sẽ khó tránh khỏi việc làm rơi, để quên hoặc bị mất cắp… Trong trường hợp đó bạn phải nhanh chóng làm các thủ tục xin cấp lại thẻ càng sớm càng tốt.
- Đầu tiên, nộp “đơn báo mất”
Đi đến đồn cảnh sát gần nơi bạn bị mất cắp hoặc đồn cảnh sát nơi bạn sinh sống để nộp “đơn báo mất”. Không chỉ thẻ ngoại kiều mà khi bạn bị mất bất cứ thứ gì ví dụ như hộ chiếu, ví, tài sản…thì cũng làm tương tự. Bạn phải trực tiếp đến thẳng đồn cảnh sát và xin mẫu đơn báo mất để điền vào chứ không được chỉ thông báo qua điện thoại.
- Trong vòng 14 ngày kể từ ngày bị mất bạn phải làm đơn xin cấp lại thẻ
Khi bị mất thẻ ngoại kiều, bạn phải tiến hành thủ tục xin cấp lại trong vòng 14 ngày kể từ ngày mất. Bạn đi đến văn phòng hành chính nơi bạn đăng ký thẻ ngoại kiều, giải thích tình hình và xin họ cấp lại thẻ. Nếu bạn nhớ mã số thẻ ngoại kiều thì việc cấp lại thẻ sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
Thủ tục xin cấp lại cũng giống như khi xin cấp mới, hồ sơ bao gồm hộ chiếu và 2 ảnh thẻ 4.5cmX3.5cm.
